1. Schritt: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Ihre Gefährdungsbeurteilung soll sich stets auf die konkreten Verhältnisse am Arbeitsplatz beziehen. Die Planung setzt deshalb voraus, dass zumindest einer der Planer mit dem Arbeitsplatz vertraut ist. Mit einer Vorbereitung anhand der folgenden Anregungen erleichtern Sie sich die weiteren Schritte:
- je nach Größe Ihres Unternehmens ein Gefährdungsbeurteilungs-Team bilden, mit Teilnehmern aus allen Bereichen
- die Teilnehmer des Gefährdungsbeurteilungs-Teams bzw. alle unmittelbar mit den Gefährdungsbeurteilungen beschäftigten Personen durch spezielle Schulungen zu dem Thema qualifizieren
- vergleichbare Tätigkeiten und Arbeitsbereiche zusammenfassen, z. B. Produktion, Lager, Labor, und sich dabei an der Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen orientieren
- Einheiten bilden, wenn Arbeitsbedingungen im Hinblick auf die psychische Belastung gleichartig sind, wie z. B. Werkstatt- und Laborleiter mit Führungskräften, Verwaltungsangestellte oder Außendienst
- Methoden und Instrumente festlegen und ein gemeinsames Konzept zum weiteren Vorgehen entwickeln
- das Vorgehen zwischen Arbeitsschützern, Betriebsarzt, Ihnen und dem Arbeitgeber abstimmen und – z. B. in einer Betriebsvereinbarung – schriftlich festhalten
- ggf. einen externen Moderator bestimmen
Für eine gute Gefährdungsbeurteilung zu psychischen Belastungen sind Sie auf die Mitwirkung Ihrer Kolleginnen und Kollegen angewiesen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen über das Vorhaben unterrichten. Am besten tun Sie das gemeinsam mit Ihrem Arbeitgeber. Dann kann dieser Ihren Kolleginnen und Kollegen gleich mitteilen, dass sämtliche Mitteilungen der Arbeitnehmer selbstverständlich vertraulich behandelt und etwaige Daten so weit als möglich anonym erhoben werden.
2. Schritt: Gefährdungen suchen und finden
Im nächsten Schritt sollten Sie alle Hinweise sammeln, die Rückschlüsse auf psychische Fehlbelastungen der Mitarbeiter zulassen. Dazu gehören
- Ausfalltage durch Erkrankungen, Beschwerden oder Gesundheitsstörungen, die auf Gefährdungen durch psychische Belastung hindeuten; das sind vor allem psychosomatische Krankheitsbilder wie Rückenschmerzen, Magenbeschwerden, Bluthochdruck, Nervosität.
- Anzeichen für schlechte Stimmung, schwieriges Betriebsklima wie Konflikte und Streitigkeiten.
- hohe oder ansteigende Fluktuationsraten, insgesamt oder in bestimmten Betriebsbereichen, die nicht auf andere Ursachen zurückgeführt werden können.
Auch Berichte aus dem Qualitätsmanagement können aufschlussreich sein. Stellen Sie z. B. fest, dass es in einer Abteilung zu überaus vielen Fehlern kommt, können psychische Faktoren eine Rolle spielen.
3. Schritt: Maßnahmen finden, festlegen und umsetzen
Am besten suchen und finden Sie Maßnahmen, die an der Quelle einer Gefährdung ansetzen. Fühlt sich ein Kollege z. B. durch Lärm belästigt – auch unterhalb von Schwellenwerten mit Handlungsbedarf –, sind Ohrstöpsel die letzte Option. Zuvor sollte unbedingt geprüft werden, ob man durch technische oder organisatorische Maßnahmen, wie Schallschutz oder eine räumliche Trennung, Abhilfe schaffen kann. Das gilt entsprechend für alle übrigen psychischen Faktoren.
4. Schritt: Wirksame Maßnahmen weiterentwickeln
Schutzmaßnahmen dürfen auch bei rein psychischen Aspekten kein reiner Aktionismus bleiben. Sie müssen deren Wirksamkeit überprüfen. Bei Maßnahmen, die eher langfristig wirken, ist das Ausmaß ihrer Wirksamkeit anfangs oft schwer fassbar. Doch grundsätzlich können Sie alle Schritte zum Ermitteln der psychischen Faktoren in Ihrem Betrieb wiederholen.
Klären Sie z. B., wie die Entwicklung bei den Erkrankungszahlen und Ausfallzeiten aussieht, ob Klagen über Stress, Mobbing, Konflikte usw. zu- oder abgenommen haben und welche Maßnahmen von Ihrem Kollegen bzw. Ihrer Kollegin akzeptiert werden und welche eher auf Ablehnung stoßen.
5. Schritt: Psychische Gefährdungen dauerhaft im Griff haben
Eine Gefährdungsbeurteilung ist niemals eine Einmal-Aktion. Sie muss stets fortgeschrieben, angepasst und aktualisiert werden. Für diese Dauerhaftigkeit sorgen Sie, indem Sie den Prozess in Ihre Arbeitsorganisation integrieren. Aus der Planungsgruppe der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen könnte z. B. ein Gesundheits- und Qualitätszirkel werden, der das Thema in der Arbeitsstätte lebendig hält.
