Diese Informationen muss Ihr Dienstherr an den Bewerber weitergeben
Ihr Dienstherr muss Bewerber über folgende 5 Punkte informieren:
- an wen die Daten weitergegeben werden (Personalabteilung, Personalrat, Schwerbehindertenvertreter …)
- welche Daten erhoben werden
- wie lange diese gespeichert werden
- aus welcher Quelle diese Daten bezogen wurden (Initiativbewerbung, Bewerbungsportale …)
- welche Rechte der Bewerber hat (Auskunft, welche Daten wo gespeichert sind, Löschungsanspruch …)
Wenn Sie eine Stellenanzeige in einem Portal oder auf der Homepage Ihrer Dienststelle veröffentlichen, können diese Informationen dort mit angegeben werden. Ansonsten kann Ihre Dienststellenleitung die Informationen auch per Post oder E-Mail nach Eingang der Bewerbung versenden.
Personenkreis muss eingeschränkt sein
Laut DSGVO darf grundsätzlich nur eine Person die Bewerbungsunterlagen in der Dienststelle einsehen, die für die jeweiligen Bewerbungen zuständig ist. Sinnvoll ist es daher, wenn Bewerbungsunterlagen auf Papier gleich in die Personalabteilung gelangen bzw. wenn bei Online-Bewerbungen eine extra E-Mail-Adresse eingerichtet wird, damit die Unterlagen direkt in der Personalabteilung ankommen.
Klar geregelt werden sollte außerdem auch, welche Person in der Dienststelle für Initiativbewerbungen zuständig ist. Diese sollen ja nicht in der Dienstelle in Umlauf gehen, sondern sollten auch in die Personalabteilung geleitet werden, am besten zu einer Person, die alle offenen Stellen im Blick hat und die Initiativbewerbung dann gleich richtig einsortieren kann. Das ist nicht nur datensicher, sondern auch noch effektiv. Im Umlauf geht nur kostbare Zeit verloren.
Bewerbungen müssen sicher aufbewahrt werden
Ganz gleich, ob Bewerbungsunterlagen elektronisch oder ausgedruckt aufbewahrt werden: Sie sind immer besonders zu schützen. Das umfasst die eingesendeten Unterlagen an sich, aber auch Notizen dazu.
Werden die Unterlagen elektronisch aufbewahrt, sollte das in einem gesonderten, passwortgeschützten Ordner geschehen. Papierunterlagen sind ebenfalls gesondert in einem abschließbaren, nicht frei zugänglichen Fach aufzubewahren. Denken Sie hier an die Krankendaten oder andere sensible Daten Ihrer Kollegen, für diese gilt dasselbe. Ebenso sollte Ihre Dienststelle mit Bewerberdaten verfahren. So schützt sie den Bewerber, aber letzten Endes auch sich selbst.
Schließen Sie eine Dienstvereinbarung
Gehen Sie hier als Personalrat auf Nummer sicher und schließen Sie eine Dienstvereinbarung zum Thema. Nehmen Sie in diese Dienstvereinbarung auf jeden Fall die folgenden Punkte auf:
- Informationspflicht bei Erhebung von Daten
- Auskunftsrechte der betroffenen Personen
- Rechte auf Berichtigung, Löschung und Sperrung sowie
- die damit verbundenen Mitteilungspflichten
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht
- Rechte bei Profilingmaßnahmen
Ist Ihr Dienstherr der Ansicht, dass der Bewerber vielleicht für eine andere Stelle in der Dienststelle infrage kommt, kann er die Unterlagen auch aufheben. Allerdings muss er sich hierfür die Einwilligung des Bewerbers holen.
Datenschutzverstöße können teuer werden
Ihr Dienstherr muss wissen, dass er es mit dem Datenschutz sehr genau nehmen muss. Denn die Sanktionen für Verstöße gegen die DSGVO sind drastisch. Die Verordnung sieht vor, dass Geldbußen für Verstöße gegen die dort geregelten Vorgaben „in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend“ sein sollen. Die Bußgelder können bis zu 4 % des globalen Umsatzes des Vorjahrs erreichen. So musste z. B. der Moderiese H&M wegen eines Datenschutzverstoßes schon 35 Mio. € zahlen. Und auch die 1&1 Telecom GmbH war schon mit 900.000 € dabei. Nicht zu knapp, oder?
Bedenken Sie, dass die Behörden immer strenger werden. Bußgelder werden damit immer höher! Auch für Einzelpersonen wie Manager oder Datenschutzbeauftragte, die an Datenschutzverstößen beteiligt sind, kann es empfindlich teuer werden – immerhin bis zu 10 Mio. €!
