Sie kennen Ihre Rolle und die entscheidende Frist – jetzt geht es ans Verfahren selbst. In diesem Artikel führen Sie ein BEM souverän durch jeden Schritt: Sie bauen sich einen wiederverwendbaren 7-Schritte-Fahrplan, meistern das alles entscheidende Erstgespräch, in dem Vertrauen entsteht oder zerbricht, und behandeln die sensiblen Gesundheitsdaten so, dass das Verfahren rechtssicher bleibt. Damit wird aus Grundlagenwissen echtes Können.
Teil 1: Vereinbaren Sie einen Fahrplan für das BEM in 7 Schritten
Das BEM-Verfahren ist nicht formalisiert und lässt allen Beteiligten großen Spielraum. Das erlaubt es Ihrem Arbeitgeber, dem Betriebsrat und Ihnen, das BEM auf den aktuellen Fall jeweils optimal zuzuschneiden. Damit Sie aber nicht bei jedem BEM-Prozess alle grundlegenden Schritte neu vereinbaren müssen, sollten Sie sich eine Grundstruktur überlegen. Sie erspart Ihnen jede Menge Zeit und kann gegebenenfalls flexibel angepasst werden.
Der Fahrplan oben zeigt Ihnen die sieben Schritte auf einen Blick – und wer sie jeweils führt. Die ausführliche Arbeitsfassung zum Mitnehmen und Abhaken finden Sie im Download.
Alle sieben Schritte mit Aufgabe, Zuständigkeit und Häkchen-Spalte – Ihre wiederverwendbare Vorlage für jeden BEM-Fall.
Sie haben nicht die Pflicht, eine Verfahrensordnung zu schaffen, bestimmte Mittel anzuwenden oder vorgegebene Ziele zu erreichen. Auch Ihr Arbeitgeber, der grundsätzlich zur Durchführung des BEM verpflichtet ist, muss das nicht tun. Allerdings kostet ein völlig ergebnisoffener Suchprozess ohne festgelegten Rahmen viel Zeit und führt letztendlich oft ins Leere. In größeren Unternehmen werden Sie vermutlich häufiger mit BEM-Fällen konfrontiert.
Die Initiative für ein BEM liegt beim Arbeitgeber. Er nimmt Kontakt mit dem betroffenen Mitarbeiter auf, erklärt ihm die Situation und holt seine Zustimmung zur Durchführung ein. Gibt der Beschäftigte grünes Licht, schaltet der Arbeitgeber den Betriebsrat und, bei schwerbehinderten und gleichgestellten behinderten Menschen, Sie ein. Je nach Größe Ihres Betriebs kann auch von vornherein ein BEM-Team gebildet werden. Mögliche Mitglieder sind Sie, ein Betriebs- und Personalratsmitglied und weitere innerbetriebliche Stellen wie beispielsweise der Betriebsarzt oder die Arbeitssicherheitsfachkraft. Manchmal ist das BEM-Team auch identisch mit dem Inklusions-Team.
Haben Sie es häufiger mit BEM-Fällen in Ihrem Unternehmen zu tun, können Sie und die anderen Beteiligten schneller reagieren, wenn Sie auf ein Grundgerüst zurückgreifen können, das Sie sich gemeinsam überlegt haben. Auch ein kleinerer Betrieb profitiert von einem festen Grundgerüst, an dem der Verantwortliche sich orientieren kann. Für ein systematisches einzelfallübergreifendes BEM ist eine betriebliche Vereinbarung erforderlich, zum Beispiel eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder die Inklusionsvereinbarung nach § 166 SGB IX. Es zahlt sich aus, den Prozess in Schritte einzuteilen und die Verantwortlichkeiten (z. B. innerhalb des BEM-Teams) für einzelne Schritte festzulegen.
Wann Ihr Arbeitgeber zum BEM verpflichtet ist, gibt ja das Gesetz grundsätzlich bereits vor: immer wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Zeitjahres mehr als 6 Wochen krank war. Allerdings kann es sein, dass diese Voraussetzung erfüllt ist und ein BEM-Verfahren trotzdem kaum sinnvoll ist. Beispiele:
- Mitarbeiter, die einen Unfall hatten und deshalb für längere Zeit ausgefallen sind, profitieren nicht von einem BEM. Hier ist weder die Arbeitsumgebung noch eine fortschreitende chronische Erkrankung die Ursache für Fehlzeiten. Der Mitarbeiter kann am Arbeitsplatz sofort wieder loslegen, wenn er wiederhergestellt ist.
- Mitarbeiter, die an einer unheilbaren und bald tödlichen Erkrankung leiden, aber gern noch so lange weiterarbeiten möchten, bis es nicht mehr geht. Hier ist ein BEM eher eine zusätzliche Belastung.
Auch in den oben genannten Fällen mag es hin und wieder nützlich sein, doch ein BEM durchzuführen. Das gilt vor allem, wenn der betreffende Mitarbeiter das selbst wünscht. Schließen Sie die genannten Fälle aus, sollten Sie das nicht kategorisch tun, sondern sich ein flexibles Reagieren offenhalten.
§ 167 Abs. 2 SGB IX gibt nicht vor, wie schnell Ihr Arbeitgeber reagieren muss, wenn ein Mitarbeiter die Voraussetzungen für ein BEM erfüllt. Sinnvoll ist aber schnelles Handeln. Außerdem können Sie ebenso wie der Betriebsrat bei Vorliegen der Voraussetzungen das Aktivwerden des Arbeitgebers erlangen. Schaffen Sie es, im BEM-Fahrplan eine feste Frist zu vereinbaren, haben alle Beteiligten Handlungssicherheit.
Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber, ob und wann mit dem BEM begonnen wird. Sie können aber auch festlegen, dass ein anderes Team-Mitglied die Initiative ergreift. Nach § 167 Abs. 2 SGB IX muss die betreffende Person den Mitarbeiter über die Ziele des BEM und über die erhobenen und verwendeten Daten informieren und die Zustimmung einholen. Der Beschäftigte kann frei entscheiden, ob er zustimmt, und dies formlos tun. Daraufhin sollte das Erstgespräch stattfinden.
Bei der Situationsanalyse untersuchen die Verantwortlichen die Anforderungen des Arbeitsplatzes an die Betroffenen (Anforderungsprofil) sowie deren Leistungsfähigkeit und Ressourcen aus dem betrieblichen und privaten Umfeld (Fähigkeitsprofil). Eine wichtige Quelle zur Erstellung eines Anforderungsprofils ist die Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes. Gibt es Differenzen zwischen den beiden Profilen, die bei den Betroffenen zu Unter- oder Überforderung (fachlich, physisch, psychisch, geistig) führen können, prüfen Sie Möglichkeiten, um die Abweichungen zu beseitigen. Eine ausführliche Situationsanalyse zahlt sich aus. Nur wenn Sie aussagekräftige Informationen erhalten, gelingt es Ihnen, sinnvolle Maßnahmen auszumachen. Die Situation am Arbeitsplatz steht im Mittelpunkt jeder BEM. Die private Situation der Beschäftigten sollten Sie allerdings auch nicht völlig außer Acht lassen. Das funktioniert aber nur, wenn die Beschäftigten kooperieren.
Bei der Analyse der Bedingungen und Faktoren am Arbeitsplatz ist es manchmal sinnvoll, die direkte Führungskraft des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin einzubeziehen (wiederum nur mit dessen Zustimmung). Oft hat dieser schon Ideen, wie Verbesserungen erreicht werden können. Letztendlich müssen auch die jeweiligen Vorgesetzten entsprechende Maßnahmen initiieren und verantworten.
Aus der Situationsanalyse erarbeiten Sie eine Empfehlung für Maßnahmen, die geeignet erscheinen, die Ziele des BEM zu erreichen. Diese Empfehlung wiederum ist die Grundlage für Ihre Beratung im Team, welche Maßnahmen schließlich konkret zu planen sind.
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- Belastungsabbau
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- befristete und dauerhafte Umstellung auf Teilzeitarbeit
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- Arbeitsplatzanpassung und technische Hilfen
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- medizinische, berufliche und soziale Rehabilitation
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- berufsbegleitende (psychosoziale) Beratung, Coaching, Mediation
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- stufenweise Wiedereingliederung, Arbeits- und Belastungserprobung
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- Arbeitsschutz- und Gesundheitsförderungsmaßnahmen
Dabei ist eine feste Rangfolge einzuhalten:
- Rang: Eingliederungsmöglichkeiten zum Verbleib am bisherigen Arbeitsplatz
- Rang: Angebot eines vergleichbaren Arbeitsplatzes
- Rang: Versetzung auf einen den analysierten Fähigkeiten entsprechenden Arbeitsplatz
- Rang: Schaffung eines gesundheits- und fähigkeitsgerechten Arbeitsplatzes
Nachdem Sie sich auf bestimmte Maßnahmen – im Konsens mit dem Beschäftigten – festgelegt haben, halten Sie diese in einem Maßnahmenplan fest. In den Maßnahmenplan kommen außerdem detaillierte Angaben, was vom Mitarbeiter konkret erwartet wird.
Hätten Sie gern einen besseren Überblick über mögliche
Maßnahmen und deren Kosten? Hier hilft Ihnen auch das
Integrationsamt weiter und berät Ihr Team umfassend.
Das BEM-Team bzw. der BEM-Verantwortliche begleitet den Mitarbeiter bei seinen Aktivitäten in diesem Prozessabschnitt. Haben Sie einen Fallmanager hierfür ausgewählt, erstattet dieser dem gesamten BEM-Team regelmäßig Bericht über die Fortschritte. Vergessen Sie die Verlaufsdokumentation nicht. Aus ihr lassen sich nicht nur wertvolle Erkenntnisse für den konkreten Fall gewinnen, sondern evtl. auch für weitere Fälle. Mit der fallbezogenen Verlaufsdokumentation belegen Sie außerdem, dass Ihr Unternehmen die Verpflichtung nach § 167 Abs. 2 SGB IX erfüllt hat, ein ordnungsgemäßes, rechtssicheres und den Vereinbarungen in der Betriebsvereinbarung entsprechendes BEM durchzuführen.
Im Abschlussverfahren entscheiden Sie zusammen mit den anderen Beteiligten, ob und wann das BEM-Verfahren beendet wird. Außerdem legen Sie die Art der Abschlussdokumentation fest.
Nachdem Sie sich auf bestimmte Maßnahmen – im Konsens mit dem Beschäftigten – festgelegt haben, halten Sie diese in einem Maßnahmenplan fest. In den Maßnahmenplan kommen außerdem detaillierte Angaben, was vom Mitarbeiter konkret erwartet wird.
Hätten Sie gern einen besseren Überblick über mögliche Maßnahmen und deren Kosten? Hier hilft Ihnen auch das Integrationsamt weiter und berät Ihr Team umfassend.
Das Erstgespräch: Hier entscheidet sich das Vertrauen
Viele Beschäftigte haben – zu Unrecht – Angst vor einem BEM, weil sie die Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung befürchten. Im Erstgespräch, das jedem BEM vorangeht, sollen diese Vorbehalte abgebaut und dem Beschäftigten die Chancen aufgezeigt werden. Bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Mitarbeitern nehmen Sie grundsätzlich an der Unterredung teil. Tragen Sie mit Ihrer Überzeugungsarbeit dazu bei, dass das BEM vor allem dem Mitarbeiter nützt.
Findet ein Erstgespräch statt, hat der oder die Beschäftigte schon beschlossen, sich zumindest anzuhören, was der Arbeitgeber unterbreiten will. Wichtig ist, dass bei diesem Treffen die Akzeptanz so nachhaltig aufgebaut wird, dass sie den gesamten BEM-Prozess über erhalten bleibt. Nehmen Sie bei einem schwerbehinderten Kollegen starke Vorbehalte wahr, können Sie ihn schon vor dem Erstgespräch über Sinn und Zweck eines BEM informieren und Sorgen zerstreuen.
Die neun Schritte der Erstgespräch-Versammlung – vom Auftakt über Datenschutz-Hinweis und Ursachenklärung bis zur unterschriebenen Einverständniserklärung. Mit Häkchen-Spalte für Ihre Gesprächsmappe.
Teil 2: Ohne Datenschutz ist kein BEM möglich
Ein BEM findet nur mit der Zustimmung des Mitarbeiters statt. Diese erhalten Sie aber nur, wenn Sie und alle anderen Beteiligten korrekt mit den sensiblen Informationen umgehen, die Sie während des gesamten Prozesses gewinnen.
Unabhängig von der Zustimmung des Mitarbeiters erfahren Sie und der Betriebsrat von Mitarbeitern, für die ein BEM ansteht. Im Idealfall liefert Ihnen Ihr Arbeitgeber alle nötigen Daten zu schwerbehinderten und gleichgestellten Mitarbeitern. Für das BEM der anderen Beschäftigten liefert Ihnen der Betriebsrat die Angaben.
Dieser Informationsfluss wurde von der Rechtsprechung für datenschutzrechtlich unbedenklich erklärt. Er ist notwendig, damit die Beteiligten ihre Aufgaben erledigen können.
Für das weitere BEM sollten Sie den Umgang mit den Daten aber genau regeln. Das gilt umso mehr, als die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Regelungen vorgeben, die jedes Unternehmen betreffen. An den Beschäftigten ist ein Hinweis wichtig, der klarstellt, dass nur solche Daten erhoben werden, deren Kenntnis „zwingend erforderlich“ ist. Dem Arbeitnehmer muss mitgeteilt werden, welche Krankheitsdaten erhoben und gespeichert werden. Der Mitarbeiter soll die Belehrung mit Datum unterschreiben.
Wer im BEM auf welche Daten zugreifen darf, zeigt die Übersicht auf einen Blick. Die vollständigen Regelungen zum Festhalten finden Sie im Download.
Alle neun Datenschutz-Regelungen für ein rechtssicheres BEM – kompakt zum Festhalten und Abhaken in Ihrer BEM-Akte.
So geht es weiter:
Praxis & Durchsetzung
Sie führen das Verfahren jetzt sicher durch jeden Schritt, meistern das Erstgespräch und halten den Datenschutz ein. Im nächsten Beitrag geht es um die Königsdisziplin: Sie erfahren, wie Sie einen zögernden Arbeitgeber überzeugen, welche Rechtshebel Ihnen zustehen (§ 167 Abs. 2 S. 6/7 SGB IX), wie Sie die BEM-Quote im Betrieb steigern und wie Sie mit Sonderfällen umgehen – von der Beendigung des Verfahrens bis zur Wiedereingliederung psychisch erkrankter Kolleginnen und Kollegen. Aus Können wird Gestaltungsmacht.
